Privacybeleid

Gouda, 29 augustus 2023

Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A. KvK 71031804
Zuidelijk Halfrond 1
2801 DD Gouda

Het Sociaal Team Gouda ondersteunt inwoners van Gouda bij vragen op de verschillende leefgebieden. De drie teams van het Sociaal Team Gouda (Noord, Oost en West) zijn onderdeel van de Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland en bestaan uit deskundigen die afkomstig zijn van verschillende instellingen in de regio.

Het wettelijk kader voor de hulpverlening is met name de Jeugdwet, de WMO en de privacywetgeving (AVG)*1. De coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland is in de zin van de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens die door haar worden verwerkt.

*1 Als je hulpverlener een jeugdwerker is, vind je de wetgeving in de Jeugdwet in paragraaf 7.3. Deze kun je vinden op internet. Als je hulpverlener een gedragswetenschapper is, vind je de wetgeving in de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst in artikel 454. Deze kun je vinden op internet.
Als je hulpverlener een sociaal maatschappelijk werker is, vind je de wetgeving in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), hoofdstuk 5. Deze kun je vinden op internet. De AVG kun je vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens worden voor specifieke doelen verzameld:

• Voor hulpverlening;
• Voor doelmatig beheer en beleid;
• Voor een eventueel klanttevredenheidsonderzoek;
• Voor statistieken voor de gemeente en het CBS;
• Er vindt geen verwerking plaats voor andere doelen tenzij u hiervoor persoonlijk toestemming geeft.

Omgang met je gegevens

Als je een vraag hebt die we snel voor je kunnen beantwoorden, of als we je na één gesprek direct verder kunnen helpen zonder dat een aanmelding bij ons nodig is, worden er geen persoonsgegevens verwerkt en wordt de afhandeling van de vraag anoniem geregistreerd.
Door je aan te melden op onze website en het vinkje te zetten, geef je aan dat je kennis hebt genomen van de manier waarop het Sociaal Team Gouda jouw gegevens verwerkt zoals is beschreven in dit document. Als iemand anders de aanmelding voor je doet, dient deze persoon bij het aanmelden te verklaren dat jij toestemming hebt gegeven voor de aanmelding en dat hij of zij jou heeft gewezen op de privacyverklaring.

• Wij willen je graag zo goed mogelijk helpen. Daarvoor is het soms wenselijk om je gegevens te delen met iemand van een andere organisatie. Alleen met jouw specifieke toestemming worden in dat geval je gegevens gedeeld. Deze toestemming is beperkt tot het doel waarvoor je gegevens worden gedeeld.
• Als je je bij ons aanmeldt, controleren we of je al bekend bent in ons systeem. Mocht dit het geval zijn dan zullen we je laten weten dat er informatie over je is. Pas na jouw toestemming zullen we deze informatie uit eerdere hulpverlening gebruiken. Op deze manier kunnen we je zo goed mogelijk helpen.
• Er is geen automatische besluitvorming en ook geen ‘profilering’ op basis van je gegevens van toepassing2.
• Volgens de privacywetgeving (AVG) moet je toestemming worden vastgelegd als je die geeft. Het gemakkelijkst is dat te doen door een bericht te sturen aan je hulpverlener met de tekst ‘Ik geef toestemming voor…’. Dit kun je doen via het account dat je hebt gekregen voor mijnsociaalteamgouda.nl. Als je toestemming schriftelijk vastlegt, is het belangrijk dat erbij staat met welk doel, om welke informatie het gaat en voor hoe lang je toestemming geeft.
• Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken.

Welke gegevens van jou leggen we vast?

• Administratieve gegevens, waaronder je naam, adres, geboortedatum, BSN (alleen voor de Jeugdwet) en mailadres;
• Het gezinsplan (1Gezin1Plan);
• Hulpvraag, afspraken en doelen;
• (Gespreks-)verslagen;
• Chats en mails (uitgewisselde berichten);
• Correspondentie.

Deze gegevens worden 15 jaar (WMO) en 20 jaar (voor de jeugdwet) na afloop van het laatste hulpverleningstraject bewaard.
Officiële rechtbankstukken naar aanleiding van een verzoek van ons tot onderzoek bij de Raad voor de Kinderbescherming en bezwaren op een gemeentelijke beschikking worden bij de gemeente Gouda bewaard. Dit houdt in dat bij het Sociaal Team Gouda alleen kopieën aanwezig zijn.

Wie hebben toegang tot je gegevens?

Toegang tot jouw inhoudelijke dossier hebben:

• Jij zelf als je 16 jaar en ouder bent;
• Als je 12 tot 16 jaar oud bent heb je recht op inzage van je dossier;
• De wettelijk vertegenwoordiger(s) van kinderen onder de 16 jaar zoals de ouders;
• Alle betrokken derden met wie jij (delen van) je dossier wil delen.
• De medewerkers van het Sociaal Team Gouda die jouw gegevens voor hun functie en de uitvoering van hun taak nodig hebben. Alle medewerkers van het Sociaal Team Gouda zijn gebonden aan de beroepscode of hebben getekend voor geheimhouding. Daarnaast hebben zij een verklaring omtrent gedrag (VOG) overlegd.

Naast toegang tot jouw inhoudelijke dossier zijn er interne functies die toegang hebben tot je dossier voor technische en organisatorische doeleinden. Dit zijn:

• De applicatiebeheerders van het systeem (intern);
• De kwaliteitsadviseur voor kwaliteit doeleinden en verantwoording. Hiervoor kijkt de Kwaliteitsadviseur kijkt voornamelijk naar kwantitatieve gegevens en niet naar inhoudelijke informatie en (behandel)plannen.

Partijen waarmee informatie gedeeld wordt:

• Wij werken met de Verwijsindex die in onze regio JeugdMATCH heet *3. Door dit systeem kunnen andere professionals die bij jou betrokken zijn ons makkelijker vinden, en wij hen. Zo kunnen we de hulp op elkaar afstemmen. In JeugdMATCH staat geen inhoudelijke informatie over je hulpvraag en je bent alleen zichtbaar voor professionals die al bij jou betrokken zijn. Voor het werken met JeugdMATCH hebben we geen toestemming van jou nodig. Wel hebben we jouw toestemming nodig als we met de andere professionals inhoudelijke informatie willen uitwisselen.
  Voor jeugdigen tot 18 jaar gebruiken we altijd JeugdMATCH; voor jeugdigen van 18-23 jaar gebeurt dit na inschatting van de hulpverlener.
• In uitzonderlijke gevallen waarin de hulpverlening onvoldoende tot stand komt en er serieuze zorgen zijn om je welzijn, kunnen wij zonder jouw toestemming overleggen met de GGD (Meldpunt Zorg en Overlast).

Anderen dan de genoemde partijen zullen zonder jouw toestemming geen inzage krijgen in je individuele gegevens.

Het Sociaal Team Gouda houdt een verwerkingsregister bij. In dit register is tot in detail beschreven welke gegevens in welk proces worden gebruikt, waar ze worden opgeslagen, met wie ze worden gedeeld en wat het doel en de wettelijke grondslag zijn van de verwerking.

Uitzonderlijke situaties

Er zijn situaties waarin het mogelijk is om zonder jouw toestemming gegevens van je te delen. Dit is het geval als:

• We ons zorgen maken om jouw veiligheid en/of die van jouw gezinsleden en we de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld moeten hanteren. We kunnen als dat nodig is dan zonder jouw toestemming gegevens delen met bijvoorbeeld Veilig Thuis of de Raad voor de Kinderbescherming.
• Het niet delen van gegevens de hulpverlening schaadt.

*3 Meer informatie over JeugdMATCH (Midden Holland) kunt u vinden op internet. Voor de wetgeving: zie par. 7.1 van de Jeugdwet.

Recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit

Je hebt het recht om inzage te krijgen in je dossier als je 12 jaar of ouder bent. Als je jonger bent, heb je hiervoor toestemming nodig van je ouders. Tussen de 0 en 16 jaar hebben ook ouders met gezag het recht op inzage.

Als je hiervan gebruik wilt maken, kun je dat aangeven bij je hulpverlener. De informatie moet binnen vier weken worden gegeven. Inzage in je dossier wordt op de locatie van het Sociaal Team Gouda gegeven. Het team kan je vragen om je te legitimeren.

Gescheiden ouders hebben geen recht op inzage in informatie over elkaar. Als het inzagerecht van ouders niet verenigbaar is met de zorg van een goed hulpverlener, kan de hulpverlener in extreme situaties, bv. als er grote zorgen zijn om de veiligheid van het kind, beslissen dat ouders geen inzagerecht hebben.

De ouder zonder gezag krijgt belangrijke informatie over de gezondheidstoestand van het kind, tenzij:

• De hulpverlener de informatie ook niet aan de ouder mét gezag geeft
• Het kind van 12 jaar of ouder aangeeft dat er geen informatie mag worden gegeven
• De belangen van het kind worden geschaad

Als je vindt dat bepaalde gegevens niet correct zijn en je wil deze laten wijzigen, of je wil je gegevens laten verwijderen, overleg je dit met je hulpverlener.
Een verzoek om (een deel van) het dossier te laten vernietigen moet schriftelijk bij het Sociaal Team ingediend worden. Het Sociaal Team maakt de afweging om het verzoek geldig of nietig te verklaren. Dit wordt schriftelijk duidelijk gemaakt. Als het verzoek geldig wordt verklaard, wordt het (deel van) het dossier vernietigd, uiterlijk binnen drie maanden nadat het verzoek bij het team is binnengekomen. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de vernietiging. Deze bevestiging wordt door de coöperatie bewaard.
Je hebt het recht om gegevens die je zelf in elektronische vorm aanlevert, mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit recht op ‘dataportabiliteit’ kan worden uitgevoerd doordat je zelf de chatgesprekken die je hebt gevoerd met je hulpverlener (en ook dossieronderdelen) kunt downloaden op je eigen computer.

Organisatie

Het Sociaal Team Gouda valt onder de Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A.. Opdrachtgever van het Sociaal Team Gouda is de gemeente Gouda.
Je hulpverlener is in dienst bij één van de bij de Coöperatie aangesloten instellingen. Doordat de detachering vanuit de instellingen naar de Coöperatie een structureel karakter heeft, is de Coöperatie verantwoordelijk voor de hulpverlening.

Wanneer je eigen hulpverlener afwezig of niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege vakantie of nascholing, kun je in noodgevallen terecht bij een vervangende hulpverlener.

Vragen en klachten

Als je een klacht of vraag hebt, bespreek je dit eerst met je hulpverlener. Als je er met je hulpverlener niet uitkomt, kun je daarna contact opnemen met onze manager voor vragen en klachten over privacy. Ook kun je je wenden tot de onafhankelijke functionaris gegevensbescherming via j.vanderkamp@sociaalteamgouda.nl of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Technische maatregelen ter beveiliging van je persoonsgegevens

• Jouw dossier, inclusief de gegevens die je invoert om je aan te melden en om te communiceren met je hulpverleners of andere betrokkenen, wordt opgeslagen in een geautomatiseerd systeem, genaamd Hello’s;
• Je gegevens worden opgeslagen in Nederland in een beveiligd rekencentrum;
• De leverancier van Hello’s en van het rekencentrum voldoen aan de norm NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg;
• De Coöperatie Sociaal Teams 0-100+ Midden-Holland U.A. heeft met de leverancier van Hello’s een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over informatiebeveiliging en privacy;
• De toegang van hulpverleners tot Hello’s is beveiligd met een zogenaamde 2-factor authenticatie, dus niet alleen met inlogcode en wachtwoord maar ook met een extra code via een app;
• Alle dataverbindingen zijn versleuteld.